Outsourcing usług IT to coraz powszechniejszy model organizacyjny, który polega na przekazaniu części lub całości funkcji informatycznych zewnętrznemu podmiotowi. Dla wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza z sektora MŚP, to nie tylko sposób na optymalizację kosztów, ale też dostęp do wyspecjalizowanego know-how, którego nie opłaca się budować wewnętrznie.
W mojej praktyce zawodowej zauważam, że outsourcing usług informatycznych szczególnie często obejmuje obsługę infrastruktury serwerowej, wsparcie helpdesku, zarządzanie bezpieczeństwem IT oraz rozwój i utrzymanie aplikacji. Coraz częściej w grę wchodzi także kompleksowe zarządzanie danymi – od ich przechowywania, przez backupy, aż po integrację z systemami biznesowymi.
Outsourcing nie jest jednak tylko decyzją operacyjną, wiąże się z istotnymi konsekwencjami prawnymi, zwłaszcza w zakresie ochrony danych osobowych. Dlatego kluczowe jest zrozumienie, kiedy zewnętrzna obsługa IT wymaga wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń formalnych i kontraktowych.
Co obejmuje outsourcing IT?
Zakres outsourcingu może być bardzo szeroki: od pojedynczych usług, takich jak monitoring sieci, po pełną opiekę nad infrastrukturą IT firmy. Typowe obszary to:
- administracja systemami i serwerami,
- zarządzanie siecią i bezpieczeństwem (w tym wdrażanie firewalli, SIEM, kopii zapasowych),
- utrzymanie i rozwój oprogramowania (np. systemów ERP, e-commerce, CRM),
- wsparcie użytkowników końcowych (helpdesk),
- przetwarzanie i backup danych w chmurze.
Wszystkie te działania – niezależnie od ich charakteru technicznego – mogą wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych lub dostępem do systemów, które te dane zawierają. I właśnie wtedy pojawia się konieczność analizy obowiązków prawnych.
Kiedy warto zlecić obsługę IT firmie zewnętrznej?
Z mojego doświadczenia wynika, że outsourcing usług IT warto rozważyć w trzech głównych przypadkach: gdy firma nie posiada własnych kompetencji technologicznych, gdy skala działalności nie uzasadnia budowy własnego działu IT oraz gdy wymagany jest wysoki poziom specjalizacji lub dostępność 24/7.
Jednak decyzja o outsourcingu powinna być poprzedzona nie tylko analizą kosztów, ale też oceną ryzyk prawnych i technologicznych – w tym ryzyka naruszeń danych osobowych.
Przetwarzanie danych a outsourcing – gdzie zaczynają się obowiązki prawne?
Outsourcing sam w sobie nie stanowi naruszenia RODO. Problematyczne bywa jednak to, że wiele firm traktuje przekazanie usług IT zewnętrznej firmie jako czysto techniczne działanie, ignorując fakt, że z perspektywy prawa oznacza to przekazanie dostępu do danych osobowych.
W momencie, gdy dostawca usług IT może przetwarzać dane w imieniu administratora – na przykład ma dostęp do skrzynek e-mailowych, baz klientów, systemu sprzedaży – staje się tzw. procesorem (czyli podmiotem przetwarzającym). A to oznacza, że zgodnie z RODO konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
W praktyce obowiązki prawne zaczynają się już wtedy, gdy firma IT może potencjalnie uzyskać dostęp do danych, nawet jeśli nie ma intencji ich przetwarzać. Sam „możliwy dostęp” wystarczy, by uznać, że podmiot zewnętrzny musi działać zgodnie z przepisami o ochronie danych.
Kto odpowiada za naruszenie danych przy outsourcingu usług IT?
Powszechnym błędem jest założenie, że jeśli dane „wyciekły” z winy zewnętrznego dostawcy, to odpowiedzialność spoczywa wyłącznie na nim. Tymczasem zgodnie z RODO to administrator danych, czyli firma zlecająca outsourcing – odpowiada za ich przetwarzanie.
Oczywiście procesor również ponosi odpowiedzialność, ale ma ona charakter kontraktowy lub odszkodowawczy. Administrator odpowiada przede wszystkim przed organem nadzorczym oraz przed osobami, których dane dotyczą. Jeśli dojdzie do naruszenia (np. włamania do systemu hostowanego przez firmę zewnętrzną), to administrator musi dokonać analizy ryzyka, zgłosić incydent do UODO i wdrożyć działania naprawcze – niezależnie od tego, kto technicznie zawinił.
Dlatego tak ważne jest, aby outsourcing usług informatycznych był nie tylko dobrze przygotowany technologicznie, ale też zabezpieczony od strony formalnej.
Umowa powierzenia danych – co powinna zawierać?
Zgodnie z art. 28 RODO, każda umowa powierzenia danych powinna zawierać konkretne elementy – bez względu na to, czy mówimy o outsourcingu helpdesku, czy zarządzaniu serwerami.
Taka umowa powinna w szczególności regulować:
- przedmiot i czas trwania przetwarzania,
- charakter i cel przetwarzania,
- rodzaj danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą,
- obowiązki i prawa administratora,
- środki techniczne i organizacyjne stosowane przez procesora,
- zasady angażowania podprocesorów (np. innych dostawców, podwykonawców),
- obowiązek zachowania poufności i zgłaszania naruszeń.
Dobrze skonstruowana umowa powinna też zawierać procedury audytowe oraz prawo administratora do kontroli i żądania informacji o działaniach procesora.
Najczęstsze błędy przy outsourcingu IT a ochrona danych
W praktyce obserwuję kilka typowych błędów, które mogą narazić firmę na odpowiedzialność prawną:
- brak umowy powierzenia, mimo że podmiot zewnętrzny ma dostęp do danych,
- zawarcie umowy, ale bez realnej weryfikacji działań dostawcy IT,
- brak klauzul audytowych lub niemożność egzekwowania zapisów umownych,
- zgoda na angażowanie podprocesorów bez weryfikacji ich poziomu bezpieczeństwa,
- nieuwzględnienie outsourcingu w rejestrze czynności przetwarzania
- brak cyklicznej weryfikacji podmiotu zewnętrznego, np. 1 raz w roku.
Tego rodzaju zaniedbania mogą zostać zidentyfikowane podczas kontroli UODO, a ich skutki – zarówno reputacyjne, jak i finansowe – bywają poważne.
Jak ograniczyć ryzyko naruszeń danych przy współpracy z firmą IT?
W mojej opinii kluczowe znaczenie ma tu zarówno wybór odpowiedniego partnera outsourcingowego, jak i rzetelne zabezpieczenie relacji umownej. Oto kilka działań, które realnie zmniejszają ryzyko:
- przeprowadzenie due diligence dostawcy pod kątem bezpieczeństwa danych,
- uwzględnienie outsourcingu w analizie ryzyka i dokumentacji RODO,
- stworzenie precyzyjnych procedur reagowania na incydenty,
- cykliczne audyty dostawcy oraz monitorowanie jego działań,
- weryfikacja zgodności z NIS2 (jeśli firma podlega tej regulacji),
- określenie odpowiedzialności i kar umownych za niewłaściwe przetwarzanie danych.
Outsourcing usług IT może być bezpieczny i zgodny z przepisami, pod warunkiem że nie jest traktowany wyłącznie jako kwestia techniczna, lecz również jako zagadnienie regulacyjne. Moim zdaniem, im bardziej świadomie zaprojektowana współpraca z firmą IT, tym mniejsze ryzyko – zarówno dla danych, jak i dla całego biznesu.
